La gestione operativa che trasforma il tuo business: la storia di una PMI e il suo cambiamento nel settore immobiliare

Cosa significa avviare una gestione operativa?

Per gestione operativa intendo la messa in esecuzione delle strategie definite e la trasformazione degli obiettivi in risultati concreti: fatturato, margini, flussi di cassa, ma anche vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti, efficacia ed efficienza dei processi interni, asset potenziali sbloccati. Lo so, sono di certo argomenti “noiosi” da leggere, ma quantomai essenziali da padroneggiare per la gestione di un’azienda.

Ecco perché la gestione operativa è il secondo processo chiave dell’Execution Vincente

Per gestione operativa intendo la messa in esecuzione delle strategie definite e la trasformazione degli obiettivi in risultati concreti: fatturato, margini, flussi di cassa, ma anche vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti, efficacia ed efficienza dei processi interni, asset potenziali sbloccati.

Quello che ho notato, lavorando con moltissime piccole e medie imprese, in particolare imprese di famiglia e PMI che ricadono nella staticità e passività perché presenti in un settore ormai maturo, è che questo processo viene trascurato e non presidiato correttamente. Purtroppo, questo può portare solo ad una cosa: le strategie e i piani strategici non verranno mai realizzati, resteranno validi solo sulla carta, senza portare ad un vero cambiamento nell’operatività quotidiana di tutta l’organizzazione.

Le PMI trascurano la gestione operativa

Ma per quale motivo, le piccole e medie imprese trascurano o sottovalutano questo importante processo?  In questi anni di attività ho potuto cogliere diverse disfunzioni che forniscono una risposta a questa domanda, come:

• è sbagliato il modo in cui vengono stabiliti gli obiettivi di breve periodo;
• le responsabilità operative sono confuse e non condivise;
• non viene fatto un adeguato controllo e presidio dell’avanzamento dei progetti;
• il monitoraggio dei risultati ottenuti non è seguito da un’efficace azione di intervento.

Tali disfunzioni devono essere quindi rimosse, per poter migliorare il processo operativo e potenziare la capacità dell’azienda di mettere in esecuzione le sue strategie. 

Il caso di una PMI nel settore del real estate: da un’agenzia statica a un’impresa vincente

L’agenzia immobiliare con la quale mi sono trovata a collaborare ha oltre 20 anni di attività. Quest’ultima è a conduzione familiare, si occupa della compravendita e gestione di immobili residenziali e commerciali. Negli ultimi anni, il titolare si è reso conto che il mercato stava cambiando rapidamente: l’innovazione digitale, l’ingresso di grandi gruppi immobiliari e l’evoluzione delle esigenze dei clienti stavano rendendo il suo modello di business sempre meno competitivo.

Nonostante avesse elaborato un piano strategico ambizioso per migliorare il posizionamento della sua agenzia, si trovava bloccato nella sua esecuzione. Il fatturato era stagnante, i margini si riducevano e la gestione delle operazioni quotidiane era caotica. La sua azienda sembrava sempre “in affanno”, senza una chiara direzione operativa.

Perché?

Come molte PMI, anche in questo caso il titolare trascurava un aspetto cruciale: la gestione operativa. Le strategie restavano sulla carta, mentre l’operatività quotidiana seguiva vecchie abitudini inefficaci.

Le principali disfunzioni

Nel caso di specie, le principali disfunzioni che ostacolavano l’azienda erano:

• Obiettivi di breve periodo mal definiti: gli agenti lavoravano senza una chiara direzione, con target generici e poco misurabili.
• Ruoli e responsabilità poco chiari: ogni agente gestiva il proprio portafoglio clienti in autonomia, ma senza una strategia comune e condivisa.
• Mancanza di monitoraggio efficace: il titolare non aveva un sistema per controllare l’andamento delle vendite in tempo reale e intervenire rapidamente.
• Nessuna azione correttiva strutturata: se qualcosa non funzionava, si cercava di “tamponare” il problema, senza un vero piano di miglioramento.

Queste problematiche sono molto diffuse tra le PMI, specialmente in settori maturi come quello immobiliare. Per il titolare in questione, il rischio era di continuare a perdere competitività senza mai riuscire a trasformare la sua azienda in un’impresa più strutturata ed efficiente.

Come l’azienda ha rivoluzionato la gestione operativa con un nuovo approccio al budget

Uno dei principali problemi dell’agenzia menzionata era il modo in cui veniva costruito il budget. Come molte PMI, il budget veniva definito seguendo un approccio “tradizionale”, con alcuni errori tipici:

1. Basato solo sui dati dell’anno precedente, senza considerare nuove strategie di crescita.
2. Concentrato solo su aspetti economico-finanziari, senza indicare come raggiungere gli obiettivi operativi.
3. Deciso esclusivamente dalla direzione, senza coinvolgere il team nelle scelte strategiche.
4. Lungo e macchinoso, con riunioni interminabili e continui aggiustamenti tra le parti.
5. Scollegato dall’operatività quotidiana, diventando solo uno strumento per confrontare risultati e obiettivi a posteriori.

Per superare queste difficoltà, il titolare ha adottato un approccio innovativo al budget, chiamato “Budget Simultaneo”, che gli ha permesso di trasformare il suo sistema di gestione.

Il Budget Simultaneo: un piano d’azione concreto

A differenza del metodo tradizionale, il Budget Simultaneo permette di:

• Definire le attività operative prima dei numeri: il titolare ha iniziato a stabilire con il suo team quali azioni concrete fossero necessarie per aumentare vendite e margini, prima di tradurle in proiezioni finanziarie.
• Coinvolgere attivamente il team: ogni agente ha avuto un ruolo chiaro nella pianificazione, rendendo gli obiettivi più condivisi e motivanti.
• Integrare il budget con la strategia aziendale: invece di essere un esercizio contabile, il budget è diventato uno strumento operativo per guidare le decisioni quotidiane.
• Monitorare costantemente l’avanzamento: il titolare ha introdotto strumenti di controllo per verificare in tempo reale il progresso delle vendite e intervenire rapidamente.

I risultati del cambiamento

Dopo aver implementato il nuovo sistema di gestione operativa e budgeting, il titolare ha ottenuto risultati tangibili nell’anno successivo, in termini di aumento del fatturato rispetto all’anno precedente, grazie a una migliore gestione delle opportunità commerciali; una maggiore chiarezza nei ruoli: ogni agente aveva obiettivi specifici e sapeva esattamente cosa fare per raggiungerli; efficienza operativa migliorata: tempi di chiusura delle vendite ridotti e gestione delle trattative più efficace; migliore capacità di reazione ai cambiamenti di mercato: con dati aggiornati e una strategia operativa chiara, l’agenzia di Marco ha potuto adattarsi più rapidamente alle nuove esigenze dei clienti.

Come puoi applicare il metodo citato alla tua azienda?

Se anche tu senti che la tua azienda fatica a trasformare le strategie in risultati concreti, probabilmente è perché la gestione operativa non è strutturata nel modo giusto.

Ecco i pilastri per iniziare a cambiare:

1️⃣ Leadership chiara e condivisa

2️⃣ Strategia definita e obiettivi operativi concreti

3️⃣ Ruoli e responsabilità ben distribuiti

4️⃣ Budget basato su azioni, non solo su numeri

5️⃣ Monitoraggio costante e interventi mirati

Il cambiamento non è immediato, ma con un nuovo approccio alla gestione operativa, anche un’azienda tradizionale può trasformarsi in un’impresa vincente.

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