Il modo in cui tendiamo a mescolare la classificazione, la lettura e la risposta all’email è, infatti, solitamente uno spreco di energia.
Se pieghi una maglietta e la accartocci, poi tiri fuori un paio di pantaloni e non hai voglia di sistemarli, rimettendoli nel cesto, non ti sentirai mai di aver finito il bucato. La stessa cosa accade con la tua casella di posta.
Il problema di questo metodo è che rimandiamo le email in secondo piano. Alcuni studi hanno dimostrato che le persone toccano le email cinque o sei volte prima di agire.
Nel suo libro Martin raccomanda di svuotare l’asciugatrice metaforica una o due volte al giorno e di smistare tutto nei suoi cesti.
Affrontare una pulizia delle email può sembrare opprimente, ma, in realtà, non è così scoraggiante come sembra. Anche con migliaia di email nella tua casella di posta, non tutte richiedono una risposta. Passare attraverso ogni email e affrontarle una per una può essere controproducente.
“Se avessi perso i tuoi gioielli in un grande mucchio di spazzatura, vorresti solo cercare i gioielli e poi spazzare via il resto della spazzatura,” dice Martin. “Non vorresti raccogliere ogni pezzo di spazzatura e chiederti, ‘Mi serve?’”
Tre passi per ottenere una casella di posta organizzata
Per arrivare alla tanto ambita casella di posta zero, Martin suggerisce tre passi:
1. Disiscriviti
Il primo passo di Martin è semplice. Imposta un timer di 20 minuti e cerca le cose da cui disiscriverti.
Un modo rapido per vedere molte di queste email è cercare nella tua casella di posta la parola “unsubscribe” o “disiscriviti” perché ti mostrerà tutte le email che probabilmente non sono dirette a te. Qualsiasi newsletter a cui sei iscritto avrà la parola unsubscribe o disiscriviti.
E per le newsletter che vuoi continuare a ricevere? Crea una cartella dedicata alle newsletter. In questo modo, non finiranno nella tua casella principale, ma resteranno nella cartella newsletter per quando avrai tempo di leggerle.
Anche solo prendendo 20 minuti per ordinare cosa è arrivato nell’ultima settimana, probabilmente stai colpendo la maggior parte di quelle iscrizioni. Non devi passare attraverso 10 settimane di email.
Spiega che il ciclo di vita di un’email è di circa tre settimane. Se un’email di più di un mese fa è abbastanza importante, o te ne ricorderai a un certo punto, o qualcuno la riporterà alla tua attenzione.
2. Crea regole per le email importanti
Crea filtri per non perdere le email importanti. Martin dice che puoi creare regole che etichettano automaticamente alcune email.
Se questa email è dal mio capo a me, e non a tutta l’organizzazione o il team, etichettala in rosso brillante con la dicitura VIP.
Prendi un po’ di tempo per pensare a quali email sono critiche. Imposta una regola per evidenziare le email esterne, gli inviti al calendario, le email dai VIP, le email dagli strumenti interni (come quando qualcuno lascia un commento su un Google Doc) e le email da clienti importanti.
Sei pronto a categorizzare una volta che hai preparato il terreno per la tua casella di posta annullando le iscrizioni e impostando regole per le email importanti.
A questo punto la domanda dovrebbe essere “cosa faccio con questa email” piuttosto che “che tipo di email è questa?”.
Martin ha tre categorie, o cesti della biancheria, in cui classifica le email.
“Leggere” sono le email che voglio leggere, ma se non lo facessi mai, non succederebbe nulla: si tratta di newsletter, studi di caso, ecc.
La seconda categoria è rivedere.
Rivedere è di solito quando non sei tu a dover agire, ma devi ricordarlo a qualcuno. Quindi devi rivederlo continuamente, dicendo ‘sto ancora aspettando queste informazioni da questa persona, e non mi sta rispondendo’.”
Infine, c’è la categoria rispondere. Questa categoria è autoesplicativa. È un’email su cui devi agire e qualcun altro è in attesa della tua risposta.
Cosa fai con le altre email che non rientrano nelle categorie leggere, rivedere e rispondere? Eliminale, o se pensi che potrebbero servirti un giorno, ti suggerisco di archiviarle.
Riorganizzare la tua casella di posta elettronica non dovrebbe richiedere molto tempo. Dedica un’ora nel weekend con 20 minuti per ogni passaggio. Una volta che hai adottato questo sistema, la tua casella di posta diventa semplicemente una questione di ordinare le nuove email attive.
Quando metti queste etichette sulle email, in realtà le stai facendo scivolare in quei cesti della biancheria, e sei in grado di visualizzare solo il cesto della biancheria.
Organizzare la tua casella di posta non riguarda solo il decluttering del tuo spazio digitale; riguarda la gestione della tua energia e il miglioramento della produttività.
Una volta che lo fai, il tuo più grande rimpianto sarà di averlo fatto prima perché ti sta facendo risparmiare tanto tempo ed energia.
Organizzare la tua casella di posta può portare a meno stress, più tempo e giornate lavorative e serate più leggere.
Tutti questi pezzi sono importanti per il quadro più grande, che è la tua longevità, creatività e capacità di produrre visione e nuove idee.