Grazie al mio lavoro incontro sempre professionisti, imprenditori le cui storie ispirano questi articoli. Nel nostro continuo cammino verso la crescita personale, la volontà di crescere e imparare in modi sempre nuovi non manca mai di ispirarmi. Rimanere motivati e produttivi può essere una sfida nel mondo frenetico ed esigente di oggi.
Pablo Picasso diceva “L’azione è la chiave fondamentale di ogni successo”. Ecco perché oggi voglio parlare di un malinteso comune con cui molti di noi si scontrano regolarmente: l’idea di essere occupati o di essere produttivi.
Nella nostra società frenetica, con una comunicazione praticamente istantanea, l’aspettativa è quella di essere sempre disponibili e, nella fretta generale della nostra vita quotidiana, essere occupati è visto come una sorta di distintivo d’onore. Spesso equipariamo l’impegno alla produttività, pensando che se non stiamo facendo costantemente qualcosa, non stiamo facendo progressi.
Ma è proprio così? Non credo.
Essere occupati significa semplicemente essere occupati. Non significa necessariamente essere produttivi. Quindi, qual è la differenza tra essere produttivi e occupati?
Quando guardiamo a cosa significa essere occupati o produttivi, mi viene in mente una cosa che diceva sempre mia nonna: “Se hai bisogno di fare qualcosa, affidala alla persona più impegnata che conosci. Ma se vuoi che una cosa sia fatta bene, forse devi farla da solo”.
Più ci penso e più mi sembra vero. Produttività significa essere intenzionali, proattivi ed efficienti. Si tratta di ottenere risultati, essere efficaci e fare cose che vi avvicinano ai vostri obiettivi. La produttività richiede che le vostre azioni abbiano un significato e uno scopo: siete intenzionati a fare ciò che fate, sia a livello professionale che personale.
Al contrario, essere occupati è uno stato di reattività, in cui si riempie il proprio tempo con un lavoro impegnativo (non è un gioco di parole) che non porta a nessun obiettivo o risultato più importante. A volte, le persone più impegnate che conosciamo sono le meno produttive, perché si destreggiano tra troppi compiti in troppo poco tempo senza concentrarsi su ciò che è veramente importante.
La transizione tra essere occupati ed essere produttivi
Quindi, come passare dall’essere occupati all’essere produttivi?
Cambiare la propria concezione di ciò che significa essere occupati e non produttivi è il primo passo per lasciarsi alle spalle il lavoro impegnativo e diventare più produttivi. Si comincia con il fissare obiettivi e priorità chiare, capire cosa si vuole veramente ottenere e concentrare le energie su attività che ci avvicinano a questi obiettivi. Ecco alcuni suggerimenti per iniziare.
1. Verificate la vostra lista di cose da fare
Gli elenchi di cose da fare possono rapidamente gonfiarsi di compiti che non sono rilevanti per i vostri obiettivi personali della giornata o per il lavoro che dovete effettivamente portare a termine. In un dato giorno avete solo una quantità di energia mentale da dedicare alla vostra lista di cose da fare, quindi controllarla può aiutarvi a concentrarvi sulle attività che richiedono la vostra attenzione più immediata. Riducendo l’elenco ai compiti più importanti, potete affrontarlo con maggiore concentrazione e intenzionalità.
Durante la revisione dell’elenco delle cose da fare, applicate la regola 1-3-5. In sostanza, questa regola vi permette di tracciare una mappa delle attività da svolgere. In sostanza, questa regola prevede che si tracci una mappa di un compito grande, tre compiti medi e cinque compiti più piccoli che si desidera completare. Questo aiuta a mantenere l’elenco delle cose da fare piccolo e gestibile. Potete facilmente applicare questo metodo alla vostra lista di cose da fare giornaliera o settimanale.
2. Creare una matrice di gestione del tempo
Se volete abbandonare un elenco di cose da fare più tradizionale, prendete in considerazione la creazione di una matrice di gestione del tempo, un elenco di cose da fare che mette tutti i vostri compiti in un unico posto. Una matrice di gestione del tempo è suddivisa in quattro sezioni che mostrano quali compiti sono importanti, non importanti, urgenti e non urgenti. Questo approccio ti aiuta a decidere cosa fare subito (importante e urgente), cosa devi pianificare (importante ma non urgente), cosa puoi delegare (non importante ma urgente) e cosa puoi eventualmente eliminare (non importante e non urgente). È un ottimo metodo per stabilire la priorità delle attività, prendere decisioni in maniera rapida e restare organizzati.
3. Lasciarsi disconnettere
Non sto parlando di gettare il telefono in una cassetta di sicurezza o fuori dalla finestra. Ma il vostro telefono e il vostro computer sono i modi più semplici per contattarvi, sia per socializzare che per consegnarvi compiti, lavoro e cose da fare. Staccando un po’ la spina, potrete recuperare un po’ del vostro tempo e ridurre gli impegni che spesso entrano nella nostra routine quotidiana.
Alcuni semplici modi per disconnettersi e mettere un cuscinetto tra voi e il lavoro impegnativo sono:
Tenere il telefono o il computer in modalità silenziosa o non disturbare. In questo modo si riducono le notifiche delle applicazioni, dei siti web e della posta elettronica e si ha la possibilità di rispondere quando si è pronti.
Disattivate completamente le notifiche. In questo modo si riducono gli avvisi a comparsa sullo schermo in ogni momento, sia per le applicazioni di lavoro che per quelle personali.
Trascorrere del tempo all’aperto ogni settimana camminando, praticando uno sport o semplicemente sedendosi a leggere.
4. Dire di no ai compiti quando è necessario
Dire di no può essere difficile per chiunque, soprattutto se si pensa di poter gestire qualsiasi cosa ci venga richiesta. Ma è qui che si rivela utile il senso di disciplina, soprattutto se ci si concentra sull’essere produttivi piuttosto che occupati. Esercitatevi a prendere decisioni produttive dicendo di no a determinati compiti; questo vi aiuterà a mantenere il vostro tempo e a rimanere concentrati sui vostri obiettivi.
Quando dite di no, che si tratti di richieste personali o professionali, assicuratevi di essere fermi e chiari. Potete fornire una motivazione, se volete, oppure scegliere di non dare spiegazioni: di solito, un semplice “Ho l’agenda piena” va benissimo. Ricordate: state dicendo di no a cose che non sono in linea con i vostri obiettivi. Il tempo a disposizione nella giornata è limitato e dire di no è un’abilità che vi aiuterà a recuperare tempo.
Con questi consigli su come passare dall’essere occupati all’essere produttivi, voglio anche ricordarvi che è fondamentale sapere quando fare una pausa. La produttività non si basa su un’azione costante, ma su un’azione intelligente. Il riposo e il ringiovanimento sono elementi fondamentali per una produttività sostenibile.
La sfida
L’autrice Ellen Sue Stern afferma: “In una società che giudica l’autostima in base alla produttività, non c’è da stupirsi se cadiamo preda dell’idea errata che più facciamo, più valiamo”.
Voglio lasciarvi con una sfida. Sfidate voi stessi a valutare le vostre attività. Vi tengono occupati o vi rendono produttivi? State correndo su una ruota o vi state muovendo verso i vostri obiettivi?
L’obiettivo non è essere occupati e in continuo movimento, ma essere produttivi e fare progressi significativi. Quindi, prendetevi cura di voi stessi, rimanete concentrati e ricordate che il vostro valore non è definito da quanto siete occupati, ma da quanto siete produttivi.